Digitalizadas las operaciones de campo y RRHH en menos de 90 días
Cómo una empresa de servicios mineros transformó el caos de WhatsApp y formularios en papel a un sistema digital completamente automatizado y trazable
Industry
Servicios Mineros y Gestión de Personal
Company Size
400+ trabajadores de campo
Contexto del Cliente
Berliam es una empresa chilena que brinda apoyo de personal y operaciones a la industria minera, uno de los sectores económicos más críticos del país. Con más de 400 trabajadores de campo activos y una rotación continua de equipos especializados, Berliam asegura que profesionales capacitados, certificados y en cumplimiento de seguridad lleguen a tiempo a sitios mineros remotos. Antes de adoptar Praxsuite, Berliam gestionaba sus operaciones diarias usando chats de WhatsApp, hojas de Excel y formularios en papel. La asistencia a capacitaciones, certificaciones y datos de desempeño en sitio a menudo se rastreaban manualmente, creando fricción en un entorno de alto cumplimiento.
“Teníamos pilas de papeles, mensajes por todas partes y ninguna trazabilidad. Funcionaba, hasta que dejó de hacerlo.”
— Gerente de Operaciones, Berliam
Desafíos y Puntos de Dolor
El rápido crecimiento de la empresa expuso varios puntos de dolor operativos:
Fragmentación de datos
Los registros de capacitación y certificaciones estaban dispersos en hojas de cálculo, bandejas de entrada y mensajes de chat
Brechas de trazabilidad
Era casi imposible verificar quién asistió a cada sesión de seguridad o quién estaba certificado actualmente
Cuellos de botella manuales
El personal pasaba 6-8 horas semanales consolidando datos de asistencia de diferentes canales
Sobrecarga de comunicación
La coordinación interna entre RRHH, operaciones y supervisores de sitio dependía de mensajes informales, lo que llevaba a turnos desalineados y errores repetidos
Estos problemas no solo causaban retrasos y riesgos de cumplimiento, sino también frustración entre los equipos de oficina y campo.
Enfoque Anterior
Berliam inicialmente intentó mejorar la visibilidad usando Google Sheets y plantillas de correo para centralizar datos de capacitación y personal. Sin embargo, estas herramientas rápidamente alcanzaron su límite:
- ✗Las hojas se volvieron demasiado grandes y propensas a errores
- ✗La entrada manual creó inconsistencias en IDs de trabajadores y seguimiento de certificaciones
- ✗WhatsApp siguió siendo la principal herramienta de comunicación, sin rastros de auditoría ni procesos estructurados
La falta de integración entre herramientas dejó claro: necesitaban un único sistema que pudiera manejar flujos de trabajo de RRHH y operativos sin problemas.
La Solución Praxsuite
Berliam implementó Praxsuite en dos fases, enfocándose en automatización y trazabilidad:
Fase 1: Digitalización de Operaciones de Campo
Usando Formularios de Praxsuite, cada trabajador recibió una ID basada en QR, permitiendo a los supervisores escanear y registrar actividades, asistencia y controles de seguridad instantáneamente. Los datos capturados en campo se almacenaban automáticamente en Registros de Praxsuite, creando un panel en tiempo real para cumplimiento de capacitación.
Fase 2: Automatización de RRHH y Comunicación
El equipo de RRHH de Berliam reemplazó procesos manuales con el Módulo de Recursos Humanos de Praxsuite
- Flujos de trabajo de reclutamiento e incorporación
- Creación de registros digitales para cada empleado
- Notificaciones de trabajo vía Email de Praxsuite y Automatización de WhatsApp, llegando a candidatos instantáneamente
“Pudimos eliminar el 90% de nuestros formularios en papel y ejecutar el reclutamiento directamente desde Praxsuite. Cambió todo.”
— Líder de RRHH, Berliam
Resultados e Impacto
En menos de tres meses, Berliam logró una transformación medible:
| Metric | Before Praxsuite | After Praxsuite | Improvement |
|---|---|---|---|
| Tiempo dedicado a entrada de datos de capacitación | 6-8 hrs/semana | <1 hr/semana | 87.5% reducción |
| Tasa de error en registros de certificación | 12% | <1% | 91.7% reducción |
| Formularios en papel usados por mes | 400+ | <20 | 95% reducción |
| Tiempo para notificar nuevas oportunidades laborales | 1-2 días | Instantáneo | Automatizado |
Más allá de los números, los equipos internos de Berliam reportaron mayor satisfacción, mejor visibilidad y mayor responsabilidad. Los supervisores ahora pueden monitorear actividades en tiempo real y exportar informes para contratistas mineros con un clic.
“Praxsuite se convirtió en nuestra columna vertebral operativa: finalmente tenemos estructura y trazabilidad sin sacrificar velocidad.”
Oficial de Operaciones, Berliam
Berliam
Conclusión Clave
Con Praxsuite, Berliam transformó la comunicación dispersa y las operaciones llenas de papel en un sistema completamente digital y trazable, mejorando el cumplimiento, la velocidad y la coordinación en todos los niveles de la empresa.
“Del caos de WhatsApp a la precisión automatizada: esa es nuestra historia con Praxsuite.”
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